方志论坛
信息搜索
  您现在的位置:首页 > 方志论坛
谈年鉴索引的制作
[字号: ] 2014-12-27   

索引,是从英文Index音译过来的,所以又叫“引得”。从某种意义上讲,索引是开启图书的钥匙,是发掘书籍深藏内容的有效捷径。年鉴索引有多种形式,如主题(分析)索引、人物索引、地名索引、笔画索引等,以主题(分析)索引最为常见,也最为读者所接受,下面将主要谈一下年鉴主题(分析)索引的制作。年鉴索引前部一般都有索引说明,包括排序方法、索引组成等,索引标目与篇()目题目相同时后者多用黑体标出,以示区分。索引组成(主体结构)一般包括标目(索引词)+页码+栏号的形式,栏号则用abc等来标示。年鉴主题(分析)索引,是按照年鉴内容(多以年鉴条目为基本单位)加以分析概括,提炼出简单的词、词组或是短句,并按一定顺序进行排列(多按汉语拼音声母顺序),通过它可以直接、快速地查到年鉴中相关内容,这种索引有着较强的直观性、买用性,为大多数年鉴所采用,同时,在年鉴主题(分析)索引制作过程中还可以发现内容的重复、矛盾等问题,及时予以纠正。下面,笔者就年鉴主题(分析)索引编制过程中应注意的几个问题及实用排序方法略作一谈。

一、年鉴主题(分析)索引的提炼加工

年鉴主题(分析)索引有着明显的优点,一是便于读者查找,尤其是对复杂的主题内容可组织多个索引标目,使读者可以从多个角度快速查到;二是能把年鉴内容中的一些隐性主题明示出来,给读者提供更为简捷、明了、有效的信息,等等。因此,年鉴主题词的提炼编制,就成为决定年鉴索引质量高低的关键。年鉴索引的制作范围一般为正文内容,包括图、表等,有的年鉴个别篇目如特载、大事记以及图、表等不做索引,可以在索引前面的说明中作出解释。事实上,年鉴主题(分析)索引的制作存在很大的弹性,尚无明确的定量、定性标准,因此,年鉴索引制作的标准化、规范化,应该是今后年鉴编纂的一个努力方向。在年鉴主题(分析)索引的提炼加工过程中,笔者认为要注意以下几点:

()仔细阅读,通晓所要鳊制索引文章的内容。这是做主题(分析)索引的基本步骤和要求。首先,主编要对所做索引的详略程度,即所做索引文字数量占全书正文的比重作出一个大体要求,各位编辑再根据要求,对所负责的年鉴内容通读一遍(一般的年鉴编辑对所负责的内容都较为熟悉),大体上确定要编辑的索引量,以确定提取主题词的深度和广度。各位编辑也要采用大体相当的标准,以避免不同篇章所选主题词畸轻畸重现象的发生。主题(分析)索引要体现对应文献内容的主题和特征,要用高度概括、规范化的词语表述内容的主题,这就要求要熟悉所要编排的内容,哪些是具有资料性的有价值的内容,要充分体现,哪些是一笔带过,不需作索引。要仔细斟酌,权衡其信息量的大小,提炼出最能代表该条目内容的词、词组或短句(可以是一个或多个),确立主题词(即索引标目、标引词)。主题词要尽可能简短、明确,不会让人产生歧义。

()从多角度出发,多提取几个主题词,使读者无论从哪个主题出发,都能快速找到相关的内容(条目)。年鉴中一个条目、一段文字有时会有几个主题,而读者往往只知其一,不知有其二。编辑做索引的时候,通常是一事()一条,而对于含有几个主题的内容,则需要编辑能够从多角度出发,从多方面着眼,站在更高的层次上,站在读者的位置上来考虑问题,分析提炼,编制索引。对于读者来说,只需知道其一,也就足够了。试看下面一段文字:“【赤山法华院】赤山法华院位于荣成市石岛镇北部的赤山南簏,始建成于唐代……19914月,韩国诚信女子大学教授、世界韩民族联合会长崔珉子筹资10万美元,修建了张保皋纪念塔……”这段有关旅游景点的描述,至少可以提出3个索引主题词,赤山法华院、张保皋纪念塔、崔珉子,其原因和作用不言自明。另有一种特殊情况,即带圆括号的,可将二者各做一个标目,如“交联聚乙烯管材(PEX)”,可做交联聚乙烯管材、PEX管,但像“环翠区农业联社(全国624家之一)”、“(XX市森林防火管理办法(试行)》等则无需或不能再作第二标目。

()要选出文章中的隐性主题。在年鉴的一些条目中,往往从字面上提不出主题词,但其内容却包含着极其有价值的隐性资料,此种情况,可按其内容概括出一个相应的主题词(关键词)。如《威海年鉴(2008)》在种植业概况下,记录着该年度小麦、玉米、地瓜等的粮食播种面积、产量及其增减情况等,可概括为粮食生产(该段文字内并无此字眼出现),这个主题就是很有价值的隐性资料。只有将那些隐藏在内容中的主题都提炼出来,才能丰富索引的内容,提高检索效率和年鉴的使用价值。

()索引文字要简洁、明确,消除概念的不确定性。要尽量避免使用短语、短句。如《XX年鉴》索引中的“中共中央政治局常委、全国总工会主席XXXX市考察”、“中国电影集团XX发行部成立”,这种索引与前面的目录实无多大的差异,冗长的语句不能给读者带来方便,只会增加无谓的索引量,降低索引利用率。上面的例子可压缩为人名“XX”、“中国电影集团XX发行部”即可。反之,有些专用的名词术语虽长,却不能省,如“真海鞘人工育苗与海上高效养殖技术研究项目”、“谢库·穆罕默德·法德里尔·库图布”等。在保证文字简洁的前提下,还要注意主题词的明确性,不可模棱两可,让人产生歧义。如《XX年鉴》索引中有“铺集站”、“红富士”的标目,读者乍一看,不知是铺集汽车站,还是火车站,不知是红富士苹果,还是葡萄。因此,以上两例改为铺集(火车)站、红富士(苹果)或铺集火车站、红富士苹果都可。另外,还要注意不用标语、口号和政策宣传性语言,不用比喻、借代性语言,等等。

()要灵活多变,将多层次的索引融为一体。前面讲过,一般的索引前要有一个说明,对编制索引的范围、确定索引的表示方法、索引的序列排列等加以介绍。《威海年鉴》索引前有这样一段文字“……类目和分目以黑体字标明。”这样,巧妙地使本来位于两个级别上的索引在同一层次上表达出来,由“平面”表现“立体”,使读者一目了然。

二、年鉴索引的排序编制

年鉴索引提炼出以后,就要整理排序了。以往的索引编制,要分分析选题、标引、制卡、排卡等很多步骤,繁琐且易出错。现在利用先进的微机手段,如数据库处理系统等,排序过程在几秒钟甚至更短的时间内就可完成,省去了制卡、排卡等许多麻烦,而且保证准确无误,有效地提高了索引编制的速度与质量。多年来,笔者尝试用大家熟悉的WORD软件进行排序,有效缩短了编制时间,提高了工作效率,下面作一简单介绍,有兴趣的读者不妨一试。

()标目排序前整理。各位编辑按索引制作说明的要求进行编制,即主题词+页码十栏号,如“市区建筑扬尘管理185b、城乡统筹就业283c”等。完成索引主题词(标目)提炼后,交由负责人统一整理排序。排序前,要将每一个标目作为一个自然段,即一个标目占一行的位置进行排列。需要注意的是,因为电脑编码排序的原则与我们年鉴排序的方法(一般是按拼音排序)有所不同,所以要对标目首字是阿拉伯数字的、标点符号等特殊符号的标目进行整理,如引号、书名号等,这些标点符号在年鉴索引中出现的也较多。具体方法是将这些符号的前半部删掉(仅限于标目首字是阿拉伯数字或其它特殊字符的,后半部千万不要删),如“《威海市区城市道路养护管理办法》178a”删为“威海市区城市道路养护管理办法》178a”;首字是阿拉伯数字的,改为大写,如“12333咨询服务热线285b应改为一2333咨询服务热线285b。这些工作做完后,点功能栏“编辑”里的“全选”,将全部内容(索引)选择,然后点“表格”点出下拉菜单,选择其中的“排序”(1),会出来排序文字的对话框(2),根据需要选择其中的选项(2,如按拼音排序,一般用默认的即可),点确定,排序在瞬间完成。

()标目排序后整理。WORD里的标目排序,只是瞬间的过程,排序后,还要做进一步的处理。首先是将原来改过的内容恢复过来。例如,“威海市区城市道路养护管理办法》178a”改为“《威海市区城市道路养护管理办法》178a”,一2333咨询服务热线285b改为“12333"咨询服务热线285b。恢复时可用电脑“查找”功能查找这些符号的右半部的办法,避免恢复的过程中出现遗漏。其次是对多音字要进行处理。对标目首字是多音字的,编辑在做索引时就要记录下来,以便后期做单独处理。如“行风热线”会与“行政复议”列在一起,“畜牧业”会与。畜禽生产”列在一起,等等,这些多音字,一定不能忘记了单独处理。第三,是将索引主题词相同的标目进行合并,如“职业技能培训285c”、“职业技能培训352b”可以合并成“职业技能培训285c352b”。在这一步,还可以发现相同的内容是否重复、矛盾等同题。最后,在每部分索引标目前加上首字拼音的声母,排版,索引基本就完成了。一部年鉴的索引,如各位编辑同时进行,从开始做到整理完成,一两天的时间基本就可以了,从而缩短年鉴出版周期。上述方法,简单易行,无需任何费用,曾与多位同行探讨,颇受称赞。

 




    返回    打印     关闭

相关内容

  基层年鉴供稿工作刍议 [2015-04-24]
  提高年鉴可读性的几点思考 [2015-03-14]
  浅谈地方志的实用性 [2013-11-21]
  第二轮修志如何体现时代特色 [2010-12-19]
  地情网站建设之一见 [2010-11-21]
  《临沭年鉴》大事记收录标准和撰写要求 [2010-05-24]
  《临沭年鉴》行文规范 [2010-05-24]
  论方志的资政功能 [2010-05-24]